از نیاز مالی مشخص شروع کنید
برای بررسی اولیه، مسئله را در یکی از حوزه‌های اعلام‌شده بنویسید: نرم‌افزار حسابداری، دریافت و پرداخت، فاکتور، گزارش مالی، اسناد مالی یا اتصال اطلاعات مالی و عملیاتی. چند عنوان کلی را به فهرست نامحدود تبدیل نکنید. در چک‌لیست پیشنهادی، هر نیاز باید کاربر، ورودی، خروجی و مسئول تأیید داشته باشد. یک مثال ساختگی از کار روزانه به تعیین دامنه کمک می‌کند و به ارسال اطلاعات مالی حساس نیاز ندارد.
- کدام ثبت یا بررسی امروز خارج از سامانه انجام می‌شود؟
- کاربر مالی برای پایان کار به چه خروجی نیاز دارد؟
- چه کسی نمونه خروجی را تأیید می‌کند؟
رویداد ایجاد فاکتور را روشن کنید
مستند فرایند فاکتور Odoo نشان می‌دهد که ایجاد پیش‌نویس می‌تواند به سندی مانند سفارش فروش متصل باشد. در پیشنهاد این راهنما، پیش از پیاده‌سازی باید مشخص شود چه رویدادی در کسب‌وکار شما مبنای ایجاد فاکتور است و چه کسی آن را تأیید می‌کند. این نمونه مستند، جای تصمیم مسئول مالی یا بررسی محصول منتخب را نمی‌گیرد. یک سفارش فرضی را همراه با فاکتور مورد انتظار مرور کنید.
- مرجع اطلاعات مشتری و اقلام فاکتور کجاست؟
- ایجاد، تأیید و اصلاح فاکتور بر عهده چه کسی است؟
- در آزمون، سفارش و فاکتور با کدام شناسه مرتبط می‌شوند؟
منبع فنی این بخش: Odoo 19.0 Documentation [۱]
دریافت و پرداخت را به سند قابل پیگیری وصل کنید
برای یک دریافت و یک پرداخت نمونه، مبلغ، تاریخ، طرف حساب و مرجع سند را مشخص کنید. پیشنهاد ما آن است که تیم مالی روش بررسی وضعیت و اصلاح اشتباه را پیش از طراحی صفحه تأیید کند. در مثال فرضی، ثبت یک دریافت نباید تنها به یادداشت شخصی وابسته بماند؛ کاربر مسئول باید بتواند مسیر آن را در اطلاعات توافق‌شده دنبال کند. جزئیات هر ثبت در دامنه همان پروژه تعریف می‌شود.
- یک نمونه ثبت و یک نمونه اصلاح را آماده کنید.
- مرجع و مالک اطلاعات دریافت و پرداخت را جدا مشخص کنید.
- برای اختلاف داده، مسئول بررسی و اقدام بعدی بنویسید.
برای اطلاعات مالی و عملیاتی مرجع تعیین کنید
یک جدول ساده برای اطلاعات مشترک بسازید: مشتری، فاکتور، دریافت، پرداخت و وضعیت مرتبط. برای هر مورد، سامانه مرجع و اجازه اصلاح را با مسئول مالی و عملیات تعیین کنید. پیشنهاد این چارچوب آن است که نمونه اختلاف میان دو ابزار عمداً در پذیرش مطرح شود تا تیم بداند کدام داده باید بررسی شود. اتصال تنها وقتی قابل تحویل است که روش پیگیری مغایرت نیز برای مسئولان روشن باشد.
- چه داده‌ای از عملیات به مالی منتقل می‌شود؟
- اگر وضعیت دو سامانه متفاوت شد، کدام مالک بررسی می‌کند؟
- چه شناسه‌ای امکان مراجعه از گزارش به سند را می‌دهد؟
گزارش را با نمونه مورد تأیید مالی تطبیق دهید
برای هر گزارش، دوره، معنای ستون‌ها و نمونه نتیجه مورد انتظار را ثبت کنید. در پذیرش پیشنهادی، مسئول مالی بتواند یک ردیف گزارش را به اطلاعات پایه آن برگرداند و اختلاف را توضیح دهد. یک نتیجه ظاهراً مرتب برای تأیید کافی نیست؛ داده نمونه و قواعد محاسبه باید با هم بررسی شوند. این کار دامنه گزارش‌های توافق‌شده را روشن می‌کند و به‌خودی‌خود قابلیت مالی دیگری به خدمت اضافه نمی‌کند.
تحویل را با ثبت، گزارش و مسئول بهره‌برداری کامل کنید
یک کاربر مالی با داده ساختگی، فاکتور، دریافت یا پرداخت و گزارش موردنیاز را در مسیر توافق‌شده بررسی کند. نتیجه تطبیق، موارد باز و مسئول هر اصلاح ثبت شوند. اگر انتقال داده در دامنه است، نمونه انتقال پیش از اجرای اصلی تأیید شود. راهنمای استفاده باید روش ثبت و بررسی را پوشش دهد و مالک بهره‌برداری مشخص باشد تا گسترش بعدی براساس نیاز واقعی و دامنه تازه تصمیم‌گیری شود.